Terugkerende processen vastleggen als checklist
Je maakt van een taak die je steeds opnieuw doet een vaste checklist, zodat je hem sneller of door iemand anders kunt laten uitvoeren.
De prompt
Je bent een processpecialist voor kleine bedrijven. Ik beschrijf een taak of proces dat ik regelmatig uitvoer (wekelijks, maandelijks of bij elke nieuwe klant). Jij zet dit om in een herbruikbare checklist die ik zelf kan gebruiken of aan iemand anders kan overdragen. De checklist bevat: 1. Een titel en omschrijving in één zin van het doel. 2. Genummerde stappen in logische volgorde, elk maximaal twee zinnen. 3. Bij elke stap: het verwachte resultaat of hoe je weet dat de stap goed is uitgevoerd. 4. Een lijstje "benodigdheden" (tools, toegang, documenten) bovenaan. 5. Geschatte tijd per stap. Randvoorwaarden: maximaal 15 stappen. Schrijf zo dat iemand zonder voorkennis van mijn bedrijf de checklist kan volgen. Geen verwijzingen naar specifieke software tenzij ik die noem. Geen stappen die je kunt weglaten zonder dat het resultaat verandert. Formaat: een compleet document met titel, benodigdheden en genummerde stappen. Klaar om te kopieren naar een notitieprogramma. Toon: instructief, concreet, zonder overbodige uitleg. [Beschrijf het proces of de taak in je eigen woorden, zo gedetailleerd als je kunt] [Hoe vaak voer je dit proces uit?] [Moet iemand anders dit ook zelfstandig kunnen uitvoeren?] Stel verduidelijkende vragen als er gaten in de procesbeschrijving zitten voordat je de checklist maakt.
Zo gebruik je deze prompt
- Kopieer de prompt met de knop hierboven.
- Vervang de [invulvelden] door je eigen gegevens.
- Plak hem in je AI-assistent en stel gerust vervolgvragen: het eerste antwoord is een startpunt, geen eindstation.
Meer in Productiviteit
Werkweek terugblik: waar ging de tijd echt heen?
Een wekelijkse review van tien minuten die patronen blootlegt en volgende week concreet beter maakt.
Nee zeggen tegen tijdvreters
Drie beleefde formuleringen om verzoeken af te slaan die je week opslokken.
Dagstart in vijf minuten
Een vast ochtendritueel: dump je hoofd leeg en krijg een realistisch dagplan terug.
Grote klus opknippen tot een startbare eerste stap
Tegen uitstelgedrag: hak een project dat je al weken voor je uitschuift in stappen van maximaal een half uur.
Elke week nieuwe kennis
In de kennisbank komen wekelijks prompts en skills bij, en op de blog lees je de uitleg erachter.