Klacht beantwoorden met de EVA-opbouw
Erkennen, verhelderen, aanpakken: een klachtreactie die de relatie herstelt in plaats van het conflict te winnen.
De prompt
Een klant heeft deze klacht gestuurd: [plak de klacht]. De feiten voor zover ik ze ken: [wat er echt is gebeurd, en of de klacht deels terecht is]. Schrijf een reactie met deze opbouw: 1) erken het gevoel en de moeite zonder meteen in de verdediging te gaan, 2) verhelder feitelijk wat er is gebeurd (geef fouten ruiterlijk toe als ze er zijn), 3) pak het aan: wat ik nu concreet doe, en voor wanneer. Maximaal 150 woorden, geen juridische taal, geen "maar". Sluit af met hoe de klant mij direct kan bereiken.
Zo gebruik je deze prompt
- Kopieer de prompt met de knop hierboven.
- Vervang de [invulvelden] door je eigen gegevens.
- Plak hem in je AI-assistent en stel gerust vervolgvragen: het eerste antwoord is een startpunt, geen eindstation.
Meer in Klantenservice
Boze klant de-escaleren aan de telefoon
Een voorbereidingsscript voor een lastig telefoongesprek: wat je wel en niet zegt, en hoe je het gesprek stuur...
Grenzen stellen aan scope-creep
Vriendelijk duidelijk maken dat een extra verzoek buiten de afspraak valt, met een keuzemenu in plaats van een...
Annulering of retouraanvraag netjes afhandelen
Je krijgt een professioneel antwoord op een annulering of retourverzoek dat de klantrelatie intact houdt.
Wachtlijstbericht dat klanten geduldig houdt
Je schrijft een bericht voor klanten op je wachtlijst dat verwachtingen managet en vertrouwen behoudt.
Elke week nieuwe kennis
In de kennisbank komen wekelijks prompts en skills bij, en op de blog lees je de uitleg erachter.