Klacht beantwoorden met de EVA-opbouw
Erkennen, verhelderen, aanpakken: een klachtreactie die de relatie herstelt in plaats van het conflict te winnen.
De prompt
Een klant heeft deze klacht gestuurd: [plak de klacht]. De feiten voor zover ik ze ken: [wat er echt is gebeurd, en of de klacht deels terecht is]. Schrijf een reactie met deze opbouw: 1) erken het gevoel en de moeite zonder meteen in de verdediging te gaan, 2) verhelder feitelijk wat er is gebeurd (geef fouten ruiterlijk toe als ze er zijn), 3) pak het aan: wat ik nu concreet doe, en voor wanneer. Maximaal 150 woorden, geen juridische taal, geen "maar". Sluit af met hoe de klant mij direct kan bereiken.
Zo gebruik je deze prompt
- Kopieer de prompt met de knop hierboven.
- Vervang de [invulvelden] door je eigen gegevens.
- Plak hem in je AI-assistent en stel gerust vervolgvragen: het eerste antwoord is een startpunt, geen eindstation.
Meer in Klantenservice
Klantonboarding-mail na de eerste ja
De eerste mail na akkoord zet de toon: helder over het proces, warm in de ontvangst.
Review vragen zonder ongemak
Het juiste moment en de juiste woorden om een tevreden klant om een Google-review te vragen.
Boze klant de-escaleren aan de telefoon
Een voorbereidingsscript voor een lastig telefoongesprek: wat je wel en niet zegt, en hoe je het gesprek stuur...
Slecht nieuws brengen bij een lopend project
Een vertraging of tegenvaller melden op een manier die vertrouwen behoudt: eerlijk, vroeg en met een plan.
Elke week nieuwe kennis
In de kennisbank komen wekelijks prompts en skills bij, en op de blog lees je de uitleg erachter.