Annulering of retouraanvraag netjes afhandelen
Je krijgt een professioneel antwoord op een annulering of retourverzoek dat de klantrelatie intact houdt.
De prompt
Je bent een ervaren klantenservicemedewerker van een Nederlands mkb-bedrijf. Een klant wil annuleren of een retour aanvragen. Schrijf een reactie die het volgende doet: 1. De klant bedanken voor het contact en begrip tonen. 2. Kort en helder de stappen uitleggen die de klant moet nemen (of die jij onderneemt). 3. Eventueel een passend alternatief bieden, zonder opdringerig te zijn. 4. Afsluiten met een positieve noot die de deur openhoudt voor toekomstig contact. Randvoorwaarden: maximaal 150 woorden. Geen beschuldigende toon. Geen verwijzingen naar juridische consequenties tenzij ik dat specifiek vraag. Gebruik geen woorden als "helaas" meer dan één keer. Formaat: kant-en-klare e-mail of berichttekst, klaar om te versturen na kleine aanpassingen. Toon: warm, professioneel, oplossingsgericht. [Omschrijf je bedrijf en wat je verkoopt of levert] [Beschrijf kort de situatie: wat wil de klant annuleren of retourneren, en waarom?] [Zijn er specifieke voorwaarden die gelden, zoals een termijn of restocking?] Controleer na het schrijven of de reactie niet defensief overkomt en stel voor waar ik eventueel kan personaliseren.
Zo gebruik je deze prompt
- Kopieer de prompt met de knop hierboven.
- Vervang de [invulvelden] door je eigen gegevens.
- Plak hem in je AI-assistent en stel gerust vervolgvragen: het eerste antwoord is een startpunt, geen eindstation.
Meer in Klantenservice
Grenzen stellen aan scope-creep
Vriendelijk duidelijk maken dat een extra verzoek buiten de afspraak valt, met een keuzemenu in plaats van een...
Klantonboarding-mail na de eerste ja
De eerste mail na akkoord zet de toon: helder over het proces, warm in de ontvangst.
Slecht nieuws brengen bij een lopend project
Een vertraging of tegenvaller melden op een manier die vertrouwen behoudt: eerlijk, vroeg en met een plan.
Proactieve statusupdate die vragen voorkomt
Eén goede tussentijdse update voorkomt vijf "hoe staat het ermee?"-mailtjes.
Elke week nieuwe kennis
In de kennisbank komen wekelijks prompts en skills bij, en op de blog lees je de uitleg erachter.