Vaste mailblokken instellen in je agenda
Je krijgt een haalbaar ritme om je mail op vaste momenten af te handelen, zodat je inbox je dag niet meer bepaalt.
De prompt
Je bent een productiviteitscoach voor ondernemers met een klein bedrijf. Help me een vast ritme te maken voor het verwerken van e-mail, zodat ik niet de hele dag in mijn inbox zit. Het resultaat is een weekschema met vaste mailmomenten, een eenvoudige verwerkingsregel per mail (direct doen, plannen, doorsturen of archiveren) en een korte tekst die ik aan klanten kan laten weten over mijn reactietijd. Houd rekening met mijn werkdag en klantverwachtingen; stel geen ritme voor dat klanten laat wachten op urgente zaken. Format: een tabel met dagen en tijdsblokken, daaronder de verwerkingsregels in maximaal vijf punten en een voorbeeldzin voor mijn handtekening. Mijn situatie: [omschrijf je werkdag, aantal mails per dag en welke mails echt snel beantwoord moeten worden]. Vraag eerst door als je niet weet hoe vaak klanten met spoed mailen. Controleer aan het eind of het schema past binnen maximaal een uur mailtijd per dag. Toon: praktisch, aanmoedigend en zonder vakjargon.
Zo gebruik je deze prompt
- Kopieer de prompt met de knop hierboven.
- Vervang de [invulvelden] door je eigen gegevens.
- Plak hem in je AI-assistent en stel gerust vervolgvragen: het eerste antwoord is een startpunt, geen eindstation.
Meer in E-mail
Afwezigheidsbericht dat werk uit handen neemt
Een out-of-office die verwachtingen zet en de meest gestelde vragen alvast beantwoordt.
Mail korter maken zonder botter te worden
Halveer de lengte van je mail terwijl de toon vriendelijk blijft.
Lange mailwisseling samenvatten met actiepunten
Van een draad van twintig mails naar een helder overzicht: wat is besloten, wat staat open, wie doet wat.
Moeilijk gesprek per mail vermijden
Check eerst of dit onderwerp wel een mail moet zijn, en krijg het belscript als het gesprek beter werkt.
Elke week nieuwe kennis
In de kennisbank komen wekelijks prompts en skills bij, en op de blog lees je de uitleg erachter.