Mail van een leverancier met slecht nieuws beantwoorden
Je reageert zakelijk en oplossingsgericht op vertraging of een prijswijziging van een leverancier, zonder de relatie te beschadigen.
De prompt
Je bent een ervaren inkoper die al jaren goede relaties met leveranciers onderhoudt. Schrijf een antwoord op de mail hieronder, waarin mijn leverancier slecht nieuws meldt, zoals een vertraging, tekort of gewijzigde voorwaarde. Het antwoord erkent de situatie, vraagt om concrete informatie (nieuwe datum, oorzaak, alternatieven) en legt vast wat ik nodig heb om mijn eigen klanten goed te informeren. Geen verwijten, geen dreigende taal en geen beloftes namens mij die ik niet heb gedaan. Format: een mail van maximaal 150 woorden met een duidelijke onderwerpregel, plus onderaan drie korte punten die ik zelf intern moet regelen. Mijn situatie: [plak de mail van je leverancier] en [omschrijf wat dit betekent voor jouw klanten of planning]. Ontbreekt er informatie die het antwoord sterker maakt, stel dan eerst maximaal twee vragen. Controleer na het schrijven of de mail vriendelijk blijft en toch helder maakt wat ik verwacht. Toon: rustig, collegiaal en zakelijk.
Zo gebruik je deze prompt
- Kopieer de prompt met de knop hierboven.
- Vervang de [invulvelden] door je eigen gegevens.
- Plak hem in je AI-assistent en stel gerust vervolgvragen: het eerste antwoord is een startpunt, geen eindstation.
Meer in E-mail
Lange mailwisseling samenvatten met actiepunten
Van een draad van twintig mails naar een helder overzicht: wat is besloten, wat staat open, wie doet wat.
Follow-up mail na een netwerkbijeenkomst
Je stuurt binnen een dag een follow-up mail die het gesprek warm houdt zonder opdringerig over te komen.
Afwezigheidsbericht dat werk uit handen neemt
Een out-of-office die verwachtingen zet en de meest gestelde vragen alvast beantwoordt.
Mail korter maken zonder botter te worden
Halveer de lengte van je mail terwijl de toon vriendelijk blijft.
Elke week nieuwe kennis
In de kennisbank komen wekelijks prompts en skills bij, en op de blog lees je de uitleg erachter.