Inkoopfactuur controleren op afwijkingen
Je ontdekt snel of een inkoopfactuur klopt met je afspraken, zodat je geen dubbele of onjuiste posten betaalt.
De prompt
Je bent een zorgvuldige administrateur die inkoopfacturen controleert voordat ze worden betaald. Vergelijk de factuur hieronder met de afspraken of offerte die ik meegeef. Zoek naar afwijkingen in aantallen, tarieven, kortingen, btw-percentages, dubbele regels, ontbrekende gegevens en betaaltermijn. Trek geen conclusies over opzet; benoem alleen wat afwijkt en waarom dat opvalt. Reken niets bij elkaar op als de gegevens onvolledig zijn, maar geef aan wat ontbreekt. Format: een lijst met per afwijking de factuurregel, wat de afspraak was en een korte suggestie, afgesloten met een conceptvraag van maximaal vijf zinnen die ik naar de leverancier kan sturen. Mijn gegevens: [plak de factuurregels] en [plak de offerte, orderbevestiging of gemaakte afspraken]. Is iets onduidelijk, stel dan eerst je vragen. Controleer aan het eind of je elke factuurregel hebt beoordeeld. Toon: precies, neutraal en vriendelijk richting de leverancier.
Zo gebruik je deze prompt
- Kopieer de prompt met de knop hierboven.
- Vervang de [invulvelden] door je eigen gegevens.
- Plak hem in je AI-assistent en stel gerust vervolgvragen: het eerste antwoord is een startpunt, geen eindstation.
Meer in Administratie & financiën
Zakelijke kosten voorbereiden voor je boekhouder
Een vragenlijst en checklist waarmee je bonnen en twijfelgevallen geordend aanlevert.
Urenregistratie omzetten in factuuromschrijvingen
Van losse urenbriefjes naar nette factuurregel-omschrijvingen die de klant begrijpt.
Jaarafsluiting: lessen en cijfers op één pagina
Sluit je jaar af met een eerlijke balans van cijfers, klanten en energie, als basis voor volgend jaar.
Kwartaalcijfers begrijpen zonder boekhouder-taal
Laat je omzet- en kostencijfers uitleggen in gewone taal, met de drie signalen waar je iets mee moet.
Elke week nieuwe kennis
In de kennisbank komen wekelijks prompts en skills bij, en op de blog lees je de uitleg erachter.